Introdução

Embora muitas vezes não seja dada tanta importância, a gestão financeira de uma empresa é a base para o alcance de melhores resultados e um contínuo crescimento.

Para muitos empreendedores, o fato de terminar o mês com dinheiro em caixa pode significar que o negócio realmente esteja dando o lucro esperado, mas é aí que mora o perigo e você, gestor, pode estar sendo enganado por você mesmo.

Para Peter Drucker, o pai da administração moderna, ‘nem a quantidade produzida, nem o lucro são, por si só, uma medida adequada do desempenho da gerência e do empreendimento’. E, por isso, levar em consideração apenas um indicador para medir a saúde de um empreendimento pode causar muitas surpresas desagradáveis futuramente.

Pense que manter o controle financeiro de um negócio exige do gestor que todos os processos sejam avaliados e controlados, uma vez que todos se inter-relacionam. Se uma determinada área não vai bem, provavelmente o problema será refletido nas demais áreas e afetará a saúde de todo o resto.

Gerenciar a forma como os recursos são aplicados e como são financiados é o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente e para uma permanência duradoura no mercado.

Para se ter uma ideia, em 2015, segundo informações da Serasa Experian, foram criadas 1.963.952 novas empresas no Brasil, um aumento de 5,3% quando comparado com os empreendimentos registrados em 2014 (1.865.183). Contudo, o país ainda conta com um alto índice de mortalidade, de janeiro a junho de 2015 foram registradas 191 empresas que deram baixa em seus registros nas Juntas Comerciais.

Entre os principais motivos de números tão expressivos está um gerenciamento empresarial inadequado, levando a empresa a fechar as portas antes mesmo dos primeiros anos de funcionamento.

Administrar, acompanhar e planejar integralmente todos os setores da empresa é, sem dúvida, a melhor solução para uma gestão financeira eficiente. E a tecnologia vem desempenhando um importante papel neste processo!

Segundo um estudo realizado pelo Instituto de Chartered Accountants, da Inglaterra, 80% das empresas que foram entrevistadas acreditam que a tecnologia desempenha um importante papel nos planos de crescimento e ajuda a alcançar um público maior.

O fato é que empresas que estão utilizando a tecnologia a seu favor têm se tornado bem-sucedidas e engajado um maior número de clientes.

Pensando em facilitar a rotina financeira da sua empresa, elaboramos 4 passos que podem melhorar a forma como os processos são executados. Preparado? Mãos à obra!

1. Gerencie o fluxo de caixa

Um dos grandes desafios de muitas empresas é lidar com os recursos financeiros diários, aqueles que saem e entram e que precisam ser controlados e devidamente acompanhados.

A verdade é que empresas que exploram ferramentas que disponibilizam informações detalhadas sobre as finanças estão com certa vantagem competitiva.

O fluxo de caixa é um importante instrumento financeiro que fornece saldos totais disponíveis não só sobre o caixa em si, mas também em outras contas, como contas bancárias.

Nos relatórios de fluxo de caixa devem ser acompanhados os recebimentos e os pagamentos, com destaque para o saldo final, que evidencia quanto a empresa realmente possui de recursos disponíveis.

Via de regra, é através do fluxo de caixa que o gestor pode saber o quanto de recursos entrou e saiu do seu negócio, assim como valores e as datas das movimentações. Com isso, também é possível acompanhar e controlar o saldo de caixa a fim de saber a real situação da empresa e se há capital de giro suficiente para a realização das atividades operacionais.

Com um fluxo de caixa bem elaborado, é possível investir em maquinários ou mesmo na contratação de pessoal. Além disso, o gestor pode trabalhar com o fluxo de caixa projetado e conhecer o que realmente vai ocorrer no futuro, ou seja, se vão faltar recursos ou sobrar após o fechamento do caixa, se é possível oferecer descontos aos clientes ou mesmo negociar prazos mais extensíveis com os fornecedores.

Mas como otimizar o fluxo de caixa e torná-lo mais eficiente? Vejamos algumas dicas:

• Determine uma categorização

Antes de qualquer coisa é preciso que você separe as despesas e as receitas da empresa. E assim como qualquer informação que está sendo acompanhada é fundamental estabelecer o período que será analisado. O mais usual é o período mensal.

Após selecionar o período, classifique as transações em categorias ou tipos, a fim de realmente conhecer sua origem e seu destino. Ou seja, as receitas poderão ser originárias de vendas à vista ou a prazo, aluguel de imóveis, entre outras; e as despesas poderão ser originárias de contas de água, energia elétrica, salários de funcionários, impostos e assim por diante.

Aqui a regra é manter tudo que entra e sai registrado e organizado.

• Registre tudo que entra e sai

É muito difícil gerenciar as finanças de um pequeno negócio quando não se sabe de onde vêm e para onde vão. Por isso, é importante manter atualizadas todas as informações, por menores que sejam os valores.

Muitos empreendedores acabam complicando as finanças quando não mantêm um controle efetivo dos recursos disponíveis e das contas que têm que pagar. O fluxo de caixa serve como um espelho para antever as despesas que irão ocorrer e a necessidade de se ter recurso neste determinado evento para poder cumprir a obrigação. Assim como gastos desnecessários que podem ser cortados ou mesmo reduzidos.

Com a aplicação destas regrinhas básicas é possível potencializar o processo de tomada de decisão e levar como base informações reais e confiáveis.

• Coerência e clareza nas informações

O princípio básico de um fluxo de caixa é passar as informações para qualquer usuário que deseja utilizar os dados da ferramenta. Por isso, tudo que for anotado deve ter coerência e clareza nas informações.

Relatórios contábeis não podem ter erros ou mesmo sugerir expectativas de receitas ou despesas incorretas, o que provocaria não apenas a exigência de ser realizado o reparo nos lançamentos, mas também enganos de análise sobre a saúde financeira da empresa. Para evitar este tipo de problema, estabeleça padrões de anotação e siga à risca.

• Utilize previsões financeiras realistas

Para que um bom fluxo de caixa surta efeito é preciso que o gestor não idealize as previsões de receitas ou despesas de maneira excessiva, nem para mais nem para menos. Ou seja, não devem ser superestimados números e cálculos, é preciso que o cenário seja adequadamente encarado de forma realista e com dados verdadeiros.

2. Intensifique o controle de gastos

Para muitos empreendedores, a hora certa de fazer um bom planejamento financeiro é sempre quando o ano começa. Mas o ideal é iniciá-lo o quanto antes, para que no próximo ano ele já esteja pronto.

E um dos passos mais importantes é o controle de gastos, uma vez que se você não sabe como o dinheiro está sendo gasto, não poderá elaborar medidas para diminuí-los ou mesmo eliminá-los.

Vejamos algumas dicas que podem ser bem úteis na hora de intensificar o controle dos gastos:

• Controle o que entra e o que sai

É indispensável ter controle de tudo que entra no caixa da empresa e classificar onde estão sendo as saídas de dinheiro, conhecendo exatamente onde a empresa está gastando.

Tanto as entradas e saídas efetivas quanto as previstas devem ser registradas separadamente e detalhadamente. O gestor precisa conhecer o histórico e de onde vieram. Além disso, especifique as formas de recebimento, como no cartão ou dinheiro, e as datas em que elas foram feitas.

As saídas também devem ser discriminadas, sendo importante manter registros de gastos fixos, como impostos, salários, contas de consumo, despesas bancárias, entre outros; e os variáveis, como despesas de produção, viagens de negócio, multas, entre outros.

• Adote um bom software de finanças

Sem dúvida, a tecnologia trouxe inúmeros benefícios para as empresas. É impossível pensar como seria o dia a dia de uma empresa sem as importantes ferramentas ou mesmo elaborar um fluxo de caixa manualmente. Quase impossível, não é?

Com um bom sistema de controle de finanças, o empresário tem a vida facilitada. Muitos oferecem gestão do fluxo de caixa, emissão de boletos e alertas via SMS no caso de recebimentos e pagamentos. Alguns sistemas possibilitam que o gestor possa acompanhar tudo de qualquer lugar e em qualquer hora através de dispositivos móveis.

• Não misture suas contas pessoais com as empresariais

Este é um grande problema que coloca muitas empresas à beira da falência: misturar as contas pessoais com as contas empresariais. Misturar as finanças pessoais com as contas da empresa é um grave erro que pode levar a empresa a fechar as portas, uma vez que gera descontrole do caixa.

Para manter um bom planejamento e a saúde financeira do seu negócio, o mais indicado é que você estabeleça um valor fixo de retirada e, se tiver sócios, estipule o pró-labore.

• Planeje e analise mensalmente a situação da empresa

Gestores que mantêm um planejamento constante das suas finanças evitam sustos futuros. Por isso, estude bem o mercado e fique atento a tudo que possa afetar a empresa financeiramente, contudo, não tenha medo de mudar e repensar a estratégia inicialmente elaborada.

No fim de cada mês, analise a situação financeira do seu empreendimento e estipule metas para os próximos meses, sempre verificando o progresso e se houve melhora. Qual será o resultado do próximo mês? Qual será o faturamento anual? Quais gastos foram os mais representativos? Que credores estão em débito? Além de ajudar a controlar os custos, as respostas destas perguntas irão auxiliar a planejar o negócio como um todo.

Gestores que estabelecem metas e acompanham mês a mês conseguem visualizar o que está dando certo e onde é preciso melhorar.

3. Faça backups

O que você faria se perdesse todos os dados da sua empresa? Esta é uma pergunta que todo empreendedor deveria se fazer, apesar de a grande maioria achar que tal situação nunca pode acontecer.

A verdade é que este é um problema que toda empresa está susceptível e o prejuízo, em muitos casos, é irreparável.

São dados de clientes, históricos e documentos financeiros e uma dezena de outras informações que causariam um grande aborrecimento, não apenas para a empresa, mas para todos os envolvidos que direta ou indiretamente dependem de tais dados, como fornecedores, bancos, clientes, entre outros.

Embora o risco exista, muitas pessoas apenas começam a se prevenir quando realmente passam pela situação. Caso a perda realmente ocorra, é possível recuperar alguns ou mesmo todos os dados, mas esta é uma ação emergencial, que pode levar a algum impacto. Portanto, a solução é realizar um backup de tudo que a empresa possui de informações.

Via de regra, existem duas formas de fazer backup:

• Manual: a cópia é geralmente feita em um HD externo, diferente daquele que está em uso. Embora muitos pequenos e médios empreendedores acabem se valendo desta opção, ela não deve ser utilizada como única solução, uma vez que está apta a falhas humanas, como esquecimento, ou mesmo falhas dos equipamentos;
• Automática: esta é uma das mais seguras opções para guardar todas as informações da empresa e uma alternativa altamente recomendada, uma vez que permite recuperar a informação mesmo que o local tenha sofrido um evento inesperado, como incêndio, inundação, roubo, entre outros.

Softwares estão cada vez mais sendo utilizados para o armazenamento de todas as informações da empresa ‘na nuvem’. No caso de algum incidente, os arquivos estarão protegidos e acessíveis prontamente, viabilizando a retomada das atividades regulares em poucas horas ou minutos.

Com a automatização dos processos, é possível realizar backups em tempo real e a cada alteração ou inclusão de uma nova informação no sistema. Além disso, as informações ficam em maior segurança, garantindo que sejam acessadas em qualquer lugar e a qualquer hora.

4. Adote um sistema de gestão

Otimizar o tempo, aumentar a produtividade e diminuir custos é o que toda empresa deseja alcançar. Por muito tempo, o controle financeiro das empresas era feito manualmente – os famosos bloquinhos de papel – e eventualmente com uma calculadora.

Além de papel e caneta, as famosas planilhas em Excel também desempenharam muito bem a função de organizar e controlar a rotina financeira das empresas por muito tempo, além de serem ainda hoje muito utilizadas nas pequenas e médias empresas.

Porém, com a necessidade de alavancar os negócios e se manter competitivo, empreendedores passaram a aderir aos softwares de gestão, um importante instrumento que economiza tempo, possui baixo custo e desempenha com melhor eficiência o controle e a administração das finanças da empresa.

Um sistema de gestão automatiza os processos e diminui ou mesmo elimina as possibilidades de erros, o que evita que falhas no processo de decisão e nas estratégias do negócio sejam cometidas.

Segundo dados do Sebrae, 26,9% das novas empresas morrem em dois anos. Já na avaliação de Kelly Carvalho, assessora econômica do Conselho da Pequena Empresa da Fecomercio, o uso adequado de softwares de gestão pode até contribuir para a redução do índice de fechamento de empresas de pequeno porte no país. Contudo, uma das grandes causas da mortalidade de pequenos negócios é a utilização ineficaz de ferramentas para a gestão.

Como um sistema de gestão facilita o dia a dia das empresas

Lembra das planilhas, que a cada vez que uma informação tinha que ser incluída era necessário procurar o arquivo em uma dezena de outros e ainda ter que analisar um a um? Pois é, os sistemas de gestão financeira possibilitam que o gestor tenha uma visão geral do negócio e integre em um só sistema os demais setores:

• Estoque;
• Saldo bancário;
• Contas a pagar e a receber;
• Vendas;
• Compras;
• Receitas e despesas por período.

Com todas as informações integradas, o gestor pode filtrar o que realmente é prioridade e tomar decisões mais ágeis para resolver os problemas.

Assim, é possível ter controle dos pagamentos, manter as contas em dia, não correr o risco de pagar multas e juros por atraso ou, pior, deixar a empresa com fama de má pagadora na praça. Ou seja, todos os processos ficam integrados e a cada inclusão no sistema o controle financeiro é instantaneamente atualizado.

Nos últimos anos, a necessidade de acompanhar as novas exigências dos consumidores fez com que empresas procurassem melhorar a forma como é realizada a relação. Com isso, uma das grandes vantagens dos softwares de gestão é a possibilidade de gerar Notas Fiscais e boletos bancários.

Segundo pesquisa realizada pelo Instituto Popular e pelo Paypal, os consumidores preferem pagar suas compras com boleto bancário. Com um sistema de gestão é possível criar uma carteira de clientes e enviar automaticamente boletos por e-mail ou mesmo pelos Correios.

A verdade é que os sistemas de gestão vieram para facilitar a vida de empreendedores, fornecedores e consumidores, além de reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade, uma vez que não é mais preciso perder tempo analisando cada planilha que, em muitos casos, não fornecia uma visão clara e real da situação da empresa.

Quais as principais vantagens de um sistema de gestão?

Está cada dia mais evidente a importância de um software de gestão dentro das empresas, uma vez queprocessos de contabilidade e de finanças estão cada vez mais complexos, tornando-se mais difíceis de gerenciar, controlar e executar de forma manual.

Entre as principais vantagens estão:

• Agilidade no processo de tomada de decisão

Gestores precisam contar com informações rápidas e integradas entre todos os setores. Quando os dados estão fragmentados e desarticulados, o processo de tomada de decisão pode se tornar ineficiente e comprometer seriamente a integridade da execução dos processos e todas as demais informações relacionadas.

Com um sistema de gestão é possível implementar e padronizar as informações financeiras da empresa e detalhar de forma eficiente cada setor do empreendimento.

• Informações financeiras mais precisas e reais

Quando a empresa não trabalha com um sistema de gestão, ela fica impossibilitada de ter uma visão mais ampla do negócio e também da real situação financeira. Com as soluções de software financeiro é possível centralizar todas as informações e torná-las facilmente acessíveis aos usuários finais em todos os departamentos, unidades do negócio ou mesmo suas filiais.

Com isso, o gestor pode aliar ao processo de tomada de decisão informações realistas e ao mesmo tempo aumentar a precisão e a consistência de como tratar as finanças do seu negócio.

• Cumprimento da legislação vigente

Empresas muitas vezes se veem diante de um grande número de regulamentações e por falta de tempo acabam não conseguindo acompanhar todas as atualizações.

Um sistema de gestão financeira pode reduzir ou mesmo eliminar os riscos do não cumprimento da legislação através da atualização constante e diária de todas as regulamentações que norteiam a execução dos processos. Os benefícios são visivelmente representados através da melhoria de controles financeiros, recursos de auditoria e funcionalidades avançadas de relatórios. Ou seja, o software de gestão financeira permite com rapidez e facilidade ajustar as informações à medida que a legislação muda ou surgem novas leis.

• Melhoria no planejamento e análise estratégica

Com a utilização de um bom software de gestão estratégica é possível construir com fundamentação realista uma análise estratégica do negócio, com base no que realmente precisa.

Entre as soluções no uso de um sistema de gestão estão:

• Redução dos custos;
• Otimização do tempo;
• Consistência dos dados;
• Padronização das informações e melhor entendimento;
• Processos financeiros integrados e de fácil alcance a todos os setores;
• Maior transparência financeira;
• Identificação de novas oportunidades;
• Criação de relatórios financeiros diários (como relatório de fluxo de caixa).

Conclusão

Não tem mistério, para um bom planejamento financeiro, informações e dados devem ser tratados com responsabilidade e administração.

Uma boa gestão financeira deve ser capaz de prever a melhor margem de lucratividade, controlando gastos, avaliando as contas a pagar e a receber, acompanhando o fluxo de caixa, enfim, avaliar o que ocorreu no passado com os recursos para poder saber o que está acontecendo no presente.

O uso de um sistema de gestão vem possibilitando ao gestor melhorar a forma como as informações financeiras são alocadas na empresa, favorecendo o processo de tomada de decisão e proporcionando que o empreendimento centralize todos os dados em um único sistema, o que disponibiliza a todos os usuários acesso rápido e preciso sobre determinado setor sem que precise dedicar horas procurando papéis ou mesmo planilhas.

A tecnologia proporcionou às empresas muito mais que praticidade na hora de analisar as informações, como redução dos custos, aumento da produtividade e otimização do tempo com tarefas mais importantes e que exigem maior prioridade.